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Was ist Total Cost of Ownership (TCO)? Kostentreiber mit TCO identifizieren

| Autor / Redakteur: Otto Geissler / Stefan Guggenberger

Bei der Planung einer Investition sollte nicht nur der Anschaffungspreis im Vordergrund stehen, sondern auch die Folgekosten. Die Kennzahl des Total Cost of Ownership (TCO) bezieht auch jene Kosten ein, die während eines gesamten Lebenszyklus anfallen können. Das Total Cost Of Ownership-Modell ist somit eine wertvolle Hilfe bei der Kaufentscheidung.

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Die Kennzahl Total Cost of Ownership (TCO) entspricht der Summe aller Kosten für eine Investition, ein Produkt oder Maschine, die von der Anschaffung bis zum Ende des Einsatzes dem Betreiber entstehen.
Die Kennzahl Total Cost of Ownership (TCO) entspricht der Summe aller Kosten für eine Investition, ein Produkt oder Maschine, die von der Anschaffung bis zum Ende des Einsatzes dem Betreiber entstehen.
(Bild: gemeinfrei // pixabay )

Wenn ein Unternehmen beabsichtigt, zum Beispiel einen industriellen 3D-Drucker zu erwerben, sollte es nicht nur den Kaufpreis als Vergleichsmaßstab zu ähnlichen 3D-Druckern, Fertigungsverfahren bzw. Maschinen ins Kalkül ziehen, sondern auch die Kosten, die während der Nutzung zu erwarten sind. Um zu entscheiden, ob eine Investition von der Kostenseite tatsächlich wirtschaftlich sein kann, wird die Kennzahl der Total Cost of Ownership (TCO) herangezogen. Die TCO-Analyse soll ermitteln, ob sich eine Unternehmung für eine bestimmte Anschaffung oder besser für eine Alternative entscheiden sollte.

Total Cost of Ownership: Eine Definition

Die Kennzahl Total Cost of Ownership entspricht der Summe aller Kosten für eine Investition, ein Produkt oder Maschine, die von der Anschaffung bis zum Ende des Einsatzes dem Betreiber entstehen. Der Ansatz des Total Cost of Ownership wurde von Bill Kirwin entwickelt, der ihn im Jahre 1987 bei der Gartner Group im Auftrag von Microsoft erarbeitete und seither sukzessive aktualisierte. Abgesehen von diesem Gartner-Modell existieren noch weitere Varianten von Berechnungsmodellen.

Das heißt, es fließen dann noch zur Berechnung des TCO weitere anwenderspezifische Parameter wie zum Beispiel notwendige Schulungskosten für Mitarbeiter zur Bedienung des Systems oder Produkts mit ein. Die Kennzahl Total Cost of Ownership wird in der Regel zur Beurteilung der Kosten für Maschinen und IT-Systeme verwendet, wogegen für andere Produkte wie zum Beispiel bei Immobilien der entsprechende Begriff Life Cycle Cost oder Life Cycle Costing gebräuchlich ist.

Gerade im Bereich der additiven Fertigung spielt die Kennzahl des Total Cost of Ownership (TCO) eine wichtige Rolle. Denn auf Grund eines reduzierten Ressourceneinsatzes kann auch der TCO entsprechend niedrig gehalten werden. Es gibt aber auch weitere positive Effekte des 3D-Drucks in diesem Zusammenhang: Zum Beispiel kann eine gezielte Produkt-Service-Kombination vor Plagiaten schützen. Das heißt, in einer TCO-Vereinbarung wird unter anderem festgehalten, dass der Hersteller für bestimmte Kosten während des Lebenszyklus aufkommt, vorausgesetzt, dass Originalteile verbaut werden.

Abgrenzung zu Total Benefits of Ownership (TBO)

Im Gegensatz zu den Total Cost of Ownership (TCO) betrachtet die Kennzahl Total Benefits of Ownership (TBO) die Gesamtheit aller Nutzenkategorien, die in Zusammenhang mit der Anschaffung und dem Betrieb einer Maschine, eines, Fertigungsverfahrens oder einer Software stehen. Dabei handelt es sich um eine finanzielle Schätzung aller Werte, die sich auf eine Unternehmung auswirken. Auf diese Weise ist das Management in der Lage, den direkten und indirekten Nutzen eines Systems, Fertigungsverfahrens oder Projekts zu bestimmen.

Mit diesen Erkenntnissen kann dann in der Folge ein sogenannter potenzieller Return on Investment (ROI) ermittelt werden. Der TBO dient letztlich dazu, dass das Unternehmen zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität und zu Optimierungen bei der Entscheidungsfindung gelangt. Ferner unterstützt die Kennzahl dabei, wichtige Bereiche oder Fertigungsverfahren zu identifizieren, auf die sich ein Unternehmen konzentrieren sollte. In der additiven Fertigung spielen die TBO eine große Rolle, da sie kombiniert mit den TCO Nutzen und Kosten für verschiedene Fertigungsverfahren über die komplette Laufzeit veranschaulichen können.

Dabei fördert eine TCO-Analyse nicht selten zu Tage, dass nicht unbedingt die Maschine mit dem niedrigsten Kaufpreis letztlich die günstigste ist, sondern dass ein höherer Anschaffungspreis durchaus wirtschaftlicher sein kann, wenn die aufsummierten Kosten der gesamten Nutzungszeit insgesamt niedriger ausfallen. Gleichzeitig soll mit dem TCO geprüft werden, ob es sich lohnt, beispielsweise IT-Lösungen auszulagern, falls sich die interne Lösung mittel- bis langfristig als zu kostenintensiv erweist.

Vorgehen bei der TCO-Analyse

1. Ziele und Nutzungsphasen definieren

Der Controller sollte auflisten, welche Ziele die Investition oder Lösung erfüllen soll. Wer muss die Investition wie häufig nutzen und was passiert mit ihr am Ende der Lebensdauer?

2. Kostenarten festlegen

Welche Kostenarten entstünden durch die Investition oder das Projekt? Das könnten zum Beispiel neben dem Kaufpreis Installations- und Wartungskosten, Ausgaben für die Finanzierung, Schulungen oder Energiekosten sein.

3. Reale Preisstellungen ermitteln

Wie hoch ist der tatsächliche Preis für die jeweiligen Leistungen? Die Daten dafür kann man von den entsprechenden Anbietern oder durch interne Berechnungen erhalten.

4. Total Cost of Ownership berechnen

Mit der Berechnung der TCO lassen sich die insgesamt anfallenden Kosten für Investitionen und Lösungen sowie die jeweiligen Alternativen bestimmen. Dazu müssen alle Aktivitäten, die mit der Nutzung des Produktes verbunden sind, eingeholt und aufaddiert werden. Zu diesen gehören unter anderem:

  • Anschaffungskosten
  • Anlieferung oder Abholung
  • Installation und Inbetriebnahme
  • Kosten für Training
  • Kosten für die Weiterentwicklung sowie Updates,
  • Wartungsleistungen und Reparaturen
  • Betriebsstoffe
  • Energiekosten
  • Rücklagen für Wiederbeschaffung
  • Kosten für Rückgabe oder Entsorgung

Das Datenmaterial von Dritten sollte jedoch für die TCO-Berechnung nie ungeprüft übernommen werden. Es kann sein, dass manche Anbieter ihre TCO geschönt haben. Daher müssen solche Zahlen erfahrenen Kollegen aus den jeweiligen Unternehmensbereichen zur Plausibilitätsprüfung vorgelegt werden.

5. Alternativen berücksichtigen

Für eine TCO-Analyse müssen auch weitere Alternativen miteinander verglichen werden. Dazu sollten alle Systeme, Maschinen oder Produkte, die zur Auswahl stehen, berücksichtigt werden. Hier sind folgende Fragen zu klären:

  • Wofür soll das System genutzt werden?
  • Wie wird es genutzt?
  • Wie häufig und wann ist es im Einsatz?
  • Welche Probleme könnten mit dem System auftreten?
  • Was geschieht am Ende der Nutzungszeit mit dem Produkt?

Die Elemente zur Berechnung der Total Cost of Ownerhip.
Die Elemente zur Berechnung der Total Cost of Ownerhip.
(Bild: Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik )

Total Cost of Ownership: Praxisbeispiele

Ein Sauggreifer kommt zum Einsatz, um ein Werkstück in einer Anlage oder an einem Roboter zu greifen und zu bewegen. Zum Beispiel in einer Serienproduktionsanlage um leichte zylindrische Objekte anzuheben. Durch eine Redesign-Maßnahme per 3D-Druck konnten mehrere erhebliche Verbesserungen erzielt werden. Dabei spielte die additive Fertigung ihre Stärken voll aus: Das neue Werkzeug erhielt nicht nur eine bessere Funktionalität, sondern ist auch leichter, was die TCO (Total-Cost-of-Ownership) senkt. Zudem kostet der Greifer in der Herstellung nur noch die Hälfte.

Beim Kauf eines 3D-Druckers für die industrielle Fertigung sind für die Berechnung der TCO folgende Kosten zu beachten:

  • Anschaffungskosten
  • Betriebskosten
  • Energiekosten
  • Wartungskosten
  • Laufende Kosten beim Anwender
  • Opportunitätskosten für Stückkosten
  • Opportunitätskosten aufgrund des Platzbedarfs
  • Ausfallzeiten und Ausschuss

In diesem Modell-Beispiel sollen alternative Fertigungsverfahren auf Basis des TCO-Ansatzes verglichen werden. Welche Problemfelder sind dabei zu berücksichtigen?

  • Kosten beim Kauf: Die Anschaffungskosten für eine 3D-Druck-Anlage gehören zu denjenigen TCO-Kosten, die sehr einfach zu ermitteln sind. Denn sie setzen sich aus dem Preis der Investition und ggf. den Kosten für Leasing etc. zusammen. Diese Beträge machen in der Regel nur einen Teil der Gesamtkosten aus, die während der gesamten Nutzungsdauer entstehen können. Ebenso die möglichen Kosten für spätere Nachrüstungen, Aktualisierungen für Soft- und Hardware sind in die Gesamtrechnung aufzunehmen.
  • Kosten des laufenden Betriebs: Bei der Bestimmung der laufenden Kosten für manuelle Bedienung und Energie ist es schon problematischer, diesen Kostenblock zu greifen, zumal er den größten Anteil in der Gesamtrechnung ausmacht.
  • Kosten für die Wartung: Wartungskosten sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Darum sollten die Kosten für externe Wartungsverträge und Personal- und Anwenderschulungen geschätzt und in die TCO-Analyse aufgenommen werden. Dieser Kostenblock ist am schwierigsten zu ermitteln. Oftmals werden Wartungsarbeiten von dem Personal an der Anlage selbst durchgeführt oder Anwender schulen sich gegenseitig. Dadurch geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die die Produktivität reduziert.
  • Opportunitätskosten: Unter Opportunitätskosten versteht man eine rechnerische betriebswirtschaftliche Größe, die versucht, potenziell entgangene Gewinne zu beziffern, weil vorhandene Ressourcen zur Gewinnerzielung nicht genutzt wurden. In diesem Beispiel entstehen Opportunitätskosten, indem die Alternativen der Anlagen, Maschinen und Systeme unterschiedliche Stückkosten abhängig von der geplanten Produktionsmenge generieren. Entscheidend ist hierbei, dass die additive Fertigung die wirtschaftlichere Produktion kleinere bis mittlerer Losgrößen im Vergleich zu anderen, subtraktiven Fertigungsverfahren ermöglicht. Weitere Opportunitätskosten entstehen durch unterschiedliche Anlagenverfügbarkeiten, Platzbedarfe und Ausschussanteile. Das bedeutet, wenn eine Anlage sehr häufig verfügbar gemacht wird, dann ist die Gesamtanlageneffizienz höher als das vielleicht alternative Fertigungsverfahren. Auf diese Weise liefert sie einen höheren Beitrag an guter Ausbringung und ist in ihrer Effizienz meist höher als alternative Anlagen. Somit liefert eine solche Anlage dem Unternehmen einen höheren Wertschöpfungsbeitrag und ist somit geringeren „Alternativkosten“ unterworfen.

Kritische Betrachtung der TCO-Analyse

Eine TCO-Analyse ist im Grunde sinnvoll, da verdeckte Kosten ermittelt und Investitionen dadurch transparenter gemacht werden können. Jedoch kann das Konzept der Total Cost of Ownership nicht alle relevanten Kosten ermitteln.

Manche Kosten lassen sich auch nur zum Teil dem Betrieb oder der Nutzung des Systems zurechnen. So ist es nur schwer zu berechnen oder abzuschätzen, welcher Anteil das dann sein kann. Da diese Kosten erst in der Zukunft entstehen, ist ihre genaue Höhe nur schwer darzustellen. Durch Änderungen in den Rahmenbedingungen können diese erheblich abweichen. Zudem kann über einen längeren Zeitraum nur grob eingeschätzt werden, wie häufig ein System im Einsatz gehalten wird bzw. wie lange es im Unternehmen verbleibt.

Eine TCO-Analyse sollte immer mit unterschiedlichen Annahmen und Kostengrößen gerechnet werden, damit die Einflüsse von Unsicherheiten zu Tage treten. Die Berechnung der TCO-Kennzahl ist zeitaufwendig und sollte möglichst exakt geplant werden. Die Kennzahl Total Cost of Ownership betrachtet im Prinzip nur die Kostenseite und macht natürlich keine Aussagen darüber, wie und ob die Investition einen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat. Bei jeder Anschaffung sollte dieser jedoch im Fokus stehen.

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